Aus dem Alltag einer Auszubildenden zur Kauffrau für Büromanagement

Ein Interview mit Anika Hensling

Warum habe ich mich für die Ausbildung Kauffrau für Büromanagement entschieden?

Die Ausbildung ist in ihrem Aufgabenbereich sehr vielfältig und interessant. Ich habe die Möglichkeit, in vielen Bereichen wie z. B. der Lohnbuchhaltung, dem Rechnungswesen oder im Marketing zu arbeiten. Wirtschaftliche Zusammenhänge haben mich schon immer interessiert. Zudem finde ich es toll, in einem großen Team zu arbeiten.

Wie sieht mein Arbeitsalltag in der Ausbildung aus?

Da ich etwas weiter weg wohne, komme ich ganz nach Verkehrssituation entspannt zwischen 7:30 Uhr und 8:00 Uhr in Oldenburg bei der Arbeit an und begrüße die Kollegen aus meiner Abteilung. Wir können unsere Arbeitszeit flexibel gestalten, das nutze ich ganz nach meinen Bedürfnissen. Wenn ich im Büro bin, starte ich meinen PC und koche mir einen Tee in der Abteilungsküche. Ich bearbeite meine E-Mails und checke die Aufgaben, die an dem Tag anstehen. Um 10:00 Uhr gibt es eine Frühstückspause zusammen mit den Auszubildenden als Steuerfachangestellte aus meinem Lehrjahr. Wir treffen uns dafür immer draußen – zum Glück haben wir einen großzügigen überdachten Bereich, so dass wir auch bei schlechtem Wetter etwas frische Luft schnappen können.

Ich hole die Eingangspost aus unserem Abteilungsfach und bearbeite sie. Die Hauptaufgabe dabei ist für mich, eingehende Briefe für die Ablage zu sortieren. Danach gebe ich sie zum Scannen an das Sekretariat weiter, so dass die Teamassistentin sie bearbeiten kann und wir sie im Programm nutzen können. Die Mittagspause mache ich gegen 12:00 Uhr zusammen mit Kolleginnen und Kollegen aus meiner Abteilung in unserer Betriebsrestaurant „Enjoy“. Danach arbeite ich die anfallenden täglichen Aufgaben ab. Mein Feierabend startet dienstags bis donnerstags um 16:00 Uhr. Am Montag bin ich immer in der Berufsschule und freitags haben wir bereits um 15:00 Uhr Wochenende.

Welche Aufgaben fallen häufig an?

Meine Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement findet in erster Linie im Bereich der Steuerberatung und hier im Speziellen in der Entgeltabrechnung statt. Z.B. gehört zu meinem Aufgabenbereich, für die Mitarbeitenden unserer Mandanten IBAN-Nummern oder RV-Nummern anzufordern und entsprechend zu verarbeiten. Darüber hinaus bearbeite ich im EDV-System z.B. Erklärungsbögen sowie Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen. Ich scanne Dokumente ein und hinterlege sie im EDV-System. Am Nachmittag frankiere ich die Ausgangspost und bringe sie anschließend zur Haustechnik, wo die gesamten Postausgänge täglich gesammelt werden. Später wird sie von Boten abgeholt.

Wie sieht mein Berufsschulalltag aus?

Ich besuche die Berufsbildende Schule in Varel. Mein Unterricht mit zwölf anderen Auszubildenden des Ausbildungsberufes Kaufleute für Büromanagement startet um 7:15 Uhr. Im ersten Lehrjahr hatte ich zwei Tage Berufsschulunterricht in der Woche, im zweiten sowie im dritten Lehrjahr wurde dies auf einen Tag reduziert. Wir haben im zweiten Lehrjahr vier Schulfächer mit je einer Doppelstunde wie: „Gesprächssituationen bewältigen“, „Marketing“, „Personal“ und „Rechnungswesen“. Unsere Mittagspause beträgt 20 Minuten, die Schule endet um 14:25 Uhr. Der Besuch der Berufsschule macht mir viel Spaß. Dort treffe ich meine Freunde und erweitere mein Wissen für den Beruf der Kauffrau für Büromanagement.

Wie wird man im Team betreut?

Mir gefällt es bei der Treuhand besonders gut, da das Team aus freundlichen und hilfsbereiten Kolleginnen und Kollegen besteht. Ich habe in jedem Team einen festen Ansprechpartner an meiner Seite, der mich bei Fragen jederzeit unterstützt. Auch die anderen Azubis aus der Abteilung helfen gern. Fragen können aus dem Berufsschulumfeld stammen oder bei der Arbeit im Büro aufkommen. Mein Team bindet mich in den Arbeitsalltag mit ein, sodass ich viel lerne.

Wie waren meine ersten Tage bei der Treuhand?

Die ersten Tage bei der Treuhand waren sehr spannend. Am ersten Tag in der Einführungswoche wurden wir am Empfang von der Ausbildungsleiterin der Steuerfachangestellten Nicole Siemer abgeholt. Dann gingen wir zusammen mit ihr in unseren Schulungsraum, der für uns vorbereitet war. Wir fanden dort Blumensträuße, unsere Laptops und eine Willkommensmappe für uns vor. Zum Mittagessen wurden wir von den Auszubildenden aus dem zweiten und dritten Lehrjahr abgeholt. Sie führten uns danach durch das Gebäude und erklärten uns, wo wir was finden. Danach hatten wir noch eine kleine Vorstellungsrunde.

Am darauffolgenden Tag wurden uns unsere Arbeitsgeräte mit den Programmen, die wir in Zukunft nutzen sollten, ausgehändigt und dann ging es für mich am dritten Tag ins Sekretariat. Dort erhielt ich kleine Einblicke in die zukünftigen Aufgaben und die Abteilung Entgeltabrechnung. Weiterhin bekamen wir neuen Azubis ein kleines Projekt, in dem wir in der Einführungswoche einen Ausflug mit Restaurantbesuch mit unseren Ausbildenden planen sollten.

Was war mein besonderes Ereignis?

Im letzten Jahr ist die Treuhand 100 Jahre alt geworden. Das ganze Jahr über gab es tolle Aktionen, wie z. B. einen selbst gestalteten Kaffeebecher, eine Apfelbaum-Pflanzaktion und den Bau von Nistkästen mit den Kollegen. Ein Highlight war das große Sommerfest für alle Angestellten im Beachclub in Nethen. Wir konnten Wasserski laufen, Tretboot fahren und einfach Spaß haben. Am Abend gab es ein köstliches Buffet und eine mega Party. Es war toll mit den Kollegen zu feiern.