Elektronische Rechnungsstellung ist auf dem Vormarsch und sorgt für mehr Effizienz und Nachhaltigkeit in Unternehmen. Wer jetzt umstellt, investiert in die Zukunft.
Denn der Koalitionsvertrag sieht es vor: Bis 2025 soll die elektronische Rechnungsstellung in Deutschland voraussichtlich zum Standard werden. Noch sind die Details der Gesetzgebung nicht klar. Auch eine EU-einheitliche Regelung ist zwar langfristig im Gespräch, aber noch nicht absehbar. Für Unternehmer lohnt sich die Umstellung ihrer Buchhaltung auf die sogenannte E-Rechnung (engl. E-Invoicing) bereits jetzt. Damit erfolgt ein nachhaltiger Schritt zu mehr Effizienz und Wirtschaftlichkeit. Fakt ist: Der elektronische Rechnungsversand spart den Unternehmen viel Zeit, Geld und Ressourcen. So reduzieren sich Arbeitsaufwand und Portokosten.

Papierarchiv gehört bald der Vergangenheit an

Zusätzlich entfällt das umfangreiche Papierarchiv, die Weiterbearbeitung der Rechnung wird einfacher und Berechtigte haben jederzeit Zugriff. Mit der fortschreitenden Digitalisierung werden mobiles Arbeiten, Cloudkonzepte und Homeoffice sowie elektronische Schnittstellen und Datenbanken immer selbstverständlicher. Hier sind flexible digitale Lösungen wie die elektronische Rechnungsstellung gefragt.

Wie funktioniert die elektronische Rechnung?

Grundsätzlich versteht man unter dem Begriff E-Rechnung jede Rechnung, die man in einem elektronischen Format ausstellt, überträgt und empfängt. Die verschiedenen Übertragungswege wie E-Mail oder Webservice spielen keine Rolle. Jedoch zählt eine in Papierform eingegangene Rechnung nicht als E-Rechnung, wenn sie in ein elektronisches Format umgewandelt wurde.

Vorteile der E-Rechnung für Unternehmen

Dass die elektronische Rechnung Vorteile für Unternehmen bietet, liegt auf der Hand: So ist der Rechnungsstatus jederzeit nachvollziehbar und Steueranmeldungen können automatisch erfolgen. Die schnellere Zustellung an den Kunden führt bei der E-Rechnung häufig zu einem früheren Zahlungseingang. Auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater profitiert: Mithilfe einer entsprechenden Schnittstelle kann dieser direkt auf die Belege zugreifen. Rückfragen und das Übermitteln von Papierbelegen entfallen.

Ist man als Unternehmer zur E-Rechnung verpflichtet?

In Deutschland sind elektronische Rechnungen zum Teil bereits im B2G-Bereich (Business to Government), also bei Lieferungen an den Bund, verpflichtend. Allerdings gelten hierfür auf Landesebene unterschiedliche Regelungen. Standard ist im B2G-Bereich grundsätzlich die sogenannte XRechnung. Hier handelt es sich um einen reinen Datensatz, der nur maschinell lesbar ist. Dabei erstellt man die Rechnung wie gewohnt. Anschließend wandelt man sie mithilfe einer Software um.

Das ZUGFeRD-Format

Deutlich weiter verbreitet in der freien Wirtschaft ist das branchenübergreifend eingeführte Datenformat „ZUGFeRD“ (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland). Damit werden die Rechnungen von Mensch und Maschine gleichermaßen gelesen und wahlweise zum Teil oder vollständig automatisiert weiterverarbeitet. Das heißt: Das ZUGFeRD-Format auf PDF-Basis eignet sich auch für verschiedene Warenwirtschafts­systeme und wird mittels passender Module von Anbietern wie DATEV unterstützt. Derzeit gehen Experten davon aus, dass dieses Format künftig in Deutschland verpflichtender Standard sein wird. Entscheiden sich Unternehmer heute für eine der möglichen Vorgehensweisen, setzen sie mit ZUGFeRD also höchstwahrscheinlich buchstäblich „auf das richtige Pferd“.

Herausforderung für Unternehmen

Die Herausforderungen für Unternehmen, die mit der E-Rechnung verbunden sind, finden sich nun vor allem in den eigenen vier Wänden: Um die Rechnungsstellung zu digitalisieren, müssen die Unternehmen entsprechend digitalisiert sein. Neben dem Einsatz der richtigen Software und der Implementierung eines gut durchdachten IT-Systems gelten auch im digitalen Bereich die gesetzlich definierten Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung. Auch geben die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, den rechtlichen Rahmen für die E-Rechnung vor. Hierzu gehört beispielsweise die Archivierung.

Wie müssen elektronische Rechnungen archiviert werden?

Jede elektronische Rechnung muss das Unternehmen genau wie die Papierform zehn Jahre lang unverändert aufbewahren. Zudem muss sie nachlesbar sein, und zwar im empfangenen Format. Der Unternehmer muss ferner garantieren, dass man die Rechnung nicht verändern kann. Eine regelmäßige Datensicherung ist ein Muss. Wer die eingehende Rechnung in ein firmeneigenes System konvertiert, muss in der Regel beide Varianten aufbewahren. Ausgedruckte elektronische Rechnungen, die man nur in Papierform aufbewahrt, können rückwirkend sogar den Vorsteuerabzug kosten – in zehn Jahren unter Umständen eine beträchtliche Summe. Bewahrt man die Rechnungen ausschließlich elektronisch auf, ist der Unternehmer zudem in der Pflicht, seine unternehmerische Sorgfalt und Sicherheits­vorkehrungen nachzuweisen. Eine ausführliche Verfahrensdokumentation ist hier unbedingt erforderlich. Diese zeigt auf, welchen Weg die Rechnung im Unternehmen geht, wie sie sicher verarbeitet wird und wie dabei die rechtlichen Anforderungen eingehalten werden.

Ausblick

Langfristig im Gespräch ist auch eine EU-einheitliche Vorgehensweise nach dem sogenannten Clearance-Modell. Dieses ist in anderen Ländern bereits verpflichtend. Dabei übermittelt man alle Rechnungen vom Absender zunächst elektronisch an die Finanzverwaltung. Erst nach dortiger maschineller Erfassung und Prüfung leitet man sie an den Empfänger weiter. Damit will man vor allem einem zunehmenden Umsatzsteuerbetrug vorbeugen und eine diesbezügliche Sicherheitslücke schließen.

Sprechen Sie uns gerne an, wenn wir Sie bei der Einführung der E-Rechnung in Ihrem Unternehmen unterstützen dürfen oder genauer darstellen können, inwiefern Ihnen die elektronische Rechnung Vorteile bringt.