Rechtswidrige, dolose oder auch unerwünschte Handlungen können in jeder Organisation ungeachtet von Größe und Zweck vorkommen. Solche Handlungen umfassen z. B. Korruption, Betrug oder auch einfach die Missachtung festgelegter Prozesse und Regeln.

Mitarbeiter, Lieferanten und Kunden sind meist die ersten Personen, die von solchen Missständen Kenntnis erlangen. Mitunter haben Hinweisgeber aber Bedenken, ihr Wissen zu regelwidrigem Verhalten zu äußern.

Die „Richtlinie zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden“, auch Whistleblower-Richtlinie (Richtlinie (EU) 2019/1937), wurde am 23. Oktober 2019 veröffentlicht. In dieser Richtlinie wird ein einheitliches Niveau zum Schutz von Hinweisgebern (auch „Whistleblower“ genannt) definiert. Nach dieser Richtlinie müssen die Mitgliedstaaten der Europäischen Union Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern verpflichten, interne Kanäle für das Melden von Verstößen gegen das Unionsrecht einzurichten und zu betreiben. Ein solcher interner Meldekanal kann dabei durch eigene Mitarbeiter des Unternehmens oder auch durch außenstehende Dienstleister betrieben werden. Bisher wurde die EU-Richtlinie noch nicht in deutsches Recht umgesetzt. Die neue Bundesregierung hat im Koalitionsvertrag jedoch eine zeitnahe Umsetzung vereinbart. Zahlreiche Unternehmen in Deutschland haben dennoch bereits mit der Einrichtung entsprechender Meldekanäle begonnen, auch da damit gerechnet wird, dass das deutsche Gesetz keine langen Umsetzungsfristen vorsehen wird.

Neben den oben genannten internen, also von den Unternehmen zu stellenden Meldekanälen, gibt es auch externe Meldekanäle bei den zuständigen Behörden (z. B. bei der BaFin). Hinweisgeber können sich in Zukunft also entscheiden, ob sie die Meldung intern oder direkt extern erstatten möchten.

Die Vorteile von internen Meldekanälen liegen klar auf der Hand: Nur wenn Sie als erster über Missstände informiert werden, können sie aktiv an einer Lösung arbeiten.

Daneben sprechen weitere Mehrwerte für ein Hinweisgebersystem in Ihrem Unternehmen:

• Strafzahlungen können vermieden werden, wenn Sie rechtzeitig durch einen Hinweisgeber auf sich abzeichnende Missstände hingewiesen werden und diese in der Folge abstellen können, bevor ein Schaden entsteht.
• Schäden an der Reputation Ihres Unternehmens durch die Aktionen einzelner Mitarbeiter können verhindert werden, wenn Sie diese durch das Hinweisgebersystem frühzeitig erkennen und verhindern.
• Lücken in Prozessabläufen oder Kontrollsystemen werden wirksam aufgedeckt, da Ihnen fehlende Kontrollen oder aktuell genutzte Lücken durch das Hinweisgebersystem zur Kenntnis gebracht werden können.

Doch für die Implementierung des Hinweisgebersystems sind weitere Vorgaben zu erfüllen. So muss der Hinweisgeber auf Wunsch anonym bleiben und vor eventuellen Repressalien geschützt werden. Hinweise müssen aufgenommen, geprüft und dokumentiert werden. Bei der internen Meldung an eine Person im Unternehmen könnte die Hemmschwelle für eine Meldung zu hoch liegen, sodass sich der Hinweisgeber ggf. dazu entscheidet, auf externe Meldekanäle auszuweichen.

Um die Vorteile der internen Meldekanäle effektiv nutzen zu können, sieht die Richtlinie explizit die Möglichkeit vor, diese internen Kanäle durch außenstehende Dritte betreiben zu lassen. Bei einem Betrieb durch Dritte verbleiben Meldungen, die Ihr Unternehmen betreffen, bei Ihnen und gleichzeitig wird die Hemmschwelle für Hinweisgeber, einen interne Meldekanal zu nutzen, gesenkt.

Wie Sie nicht nur die Anforderungen aus der Richtlinie umsetzen, sondern auch die Mehrwerte optimal nutzen, erläutern wir Ihnen gerne in einem Gespräch. Auf Wunsch übernehmen wir zudem gerne die Funktionen des außenstehenden Dritten und betreiben den internen Meldekanal für Ihr Unternehmen. Sprechen Sie uns an.