Für Unternehmen mit Geschäftsbeziehungen zu verbundenen Gruppengesellschaften im Ausland gelten seit Kurzem verschärfte Aufzeichnungspflichten. Ein wesentlicher Bestandteil ist dabei die Vorlage einer sog. Transaktionsmatrix. Die Inhalte dieser verpflichtend aufzustellenden Transaktionsmatrix wurden seitens der Finanzverwaltung am 2.4.2025 konkretisiert.
Mit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz vom 23.10.2024 wurden die Aufzeichnungspflichten für Verrechnungspreiszwecke neu geregelt. Demnach müssen Steuerpflichtige mit grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen zu nahestehenden Personen neben einer Master-File-Dokumentation und der Dokumentation von außergewöhnlichen Geschäftsvorfällen auch eine sog. Transaktionsmatrix vorlegen. Mit Anwendungsschreiben vom 2.4.2025 konkretisiert das Bundesfinanzministerium die Anforderungen an diese verpflichtend aufzustellende Transaktionsmatrix.
Ziel der Transaktionsmatrix ist es, der Betriebsprüfung eine risikoorientierte Fall- und Prüffeldauswahl im Rahmen einer Außenprüfung zu ermöglichen. Als strukturierte und tabellarische Übersicht soll die Transaktionsmatrix dabei folgende relevante Informationen über die grenzüberschreitenden Geschäftsbeziehungen des Steuerpflichtigen liefern:
a) Gegenstand und Art der Geschäftsvorfälle
b) Leistungserbringer und Leistungsempfänger
c) Volumen und Entgelt der Transaktion
d) Vertragliche Grundlage der Geschäftsbeziehung
e) Angewandte Verrechnungspreismethode
f) Betroffene Steuerhoheitsgebiete
g) Etwaige Abweichungen von der Regelbesteuerung
Der Aufbau und die exakte Ausgestaltung der Transaktionsmatrix stehen dem Steuerpflichtigen grundsätzlich frei. Zur Verfahrenserleichterung enthält das Anwendungsschreiben zwei – nicht bindende – Beispiele einer Transaktionsmatrix. Das erste Beispiel ist für einen Einjahreszeitraum, das zweite für einen Mehrjahreszeitraum ausgelegt.
Die Transaktionsmatrix muss im Falle einer Betriebsprüfung, deren Prüfungsanordnung am oder nach dem 1.1.2025 bekannt gegeben wird, binnen 30 Tagen unaufgefordert vorgelegt werden. Die Regelung gilt mithin auch für Altjahre, deren Betriebsprüfung erst in 2025 (oder später) beginnt. Nur für den Fall von separat durchgeführten Sonderprüfungen – z. B. Lohn- oder Umsatzsteuersonderprüfungen – entfällt die generelle Vorlagepflicht.
Wird die Transaktionsmatrix nicht binnen 30 Tagen nach Bekanntgabe der Prüfungsanordnung vorgelegt, wird dies mit einem Betrag von 5.000 € sanktioniert.
Empfehlung: Betroffene Unternehmen sollten zeitnah entsprechende Transaktionsmatrizen für alle offenen Veranlagungsjahre erstellen, um den Vorlagefristen im Fall einer Betriebsprüfung genügen zu können.
