Seit dem 1.1.2025 sieht § 14 UStG vor, dass bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern Rechnungen elektronisch zu übermitteln sind – abgesehen von Übergangsregelungen. Konsequenterweise erfordert die Neuregelung eine entsprechende Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses. Diese Anpassung liegt nunmehr als Entwurf vor und hat einen Umfang von 31 Seiten. Nachfolgend sind einige wichtige Punkte erläutert.

Auch wenn seit dem 1.1.2025 Rechnungen elektronisch übermittelt werden sollen, dürfen zunächst auch sonstige Rechnungen verwendet werden. Als sonstige Rechnungen gelten seit dem 1.1.2025 alle Rechnungen in Papierform oder in elektronischen Formaten, die nicht den Vorgaben von § 14 Absatz 1 Satz 6 UStG entsprechen – also ein anderes elektronisches Format haben. Dazu zählen auch alle nicht strukturierten elektronischen Dateien, zum Beispiel PDF-Dateien ohne integrierte Datensätze, Bilddateien oder E-Mails. Auch eine Datei, die auf Grund von Formatfehlern die Anforderungen an das strukturierte elektronische Format einer E-Rechnung nicht erfüllt, kann eine sonstige Rechnung in einem anderen elektronischen Format darstellen.

Die Regelungen zur verpflichtenden Verwendung von E-Rechnungen gelten ebenso für die Rechnungsausstellung in Form einer Gutschrift sowie für Rechnungen 

• über Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 13b UStG), wenn sowohl Leistender als auch Leistungsempfänger im Inland ansässig sind, 
• über Umsätze, die der Durchschnittssatzbesteuerung für land- und forstwirtschaftliche Betriebe unterliegen (§ 24 UStG),
• über Reiseleistungen (§ 25 UStG) und
• für Umsätze, bei denen die Differenzbesteuerung (§ 25a UStG) angewendet wird.

Sie gelten auch, wenn der Rechnungsempfänger ein 

• Kleinunternehmer ist oder
• Land- und Forstwirt ist oder
• ausschließlich steuerfreie Umsätze (z.B. Vermieter einer Wohnung) ausführt.

Ebenso gelten die Regelungen, wenn nur Teile der abgerechneten Leistungen der Pflicht zur Verwendung einer E-Rechnung unterliegen (z. B. bei teilweise steuerpflichtigen, teilweise nach § 4 Nummer 8 bis 29 UStG steuerfreien Umsätzen).

Kleinbetragsrechnungen, Rechnungen von Kleinunternehmern und Fahrausweise
Rechnungen, 

• deren Gesamtbetrag 250 € nicht übersteigt (Rechnungen über Kleinbeträge),
• Rechnungen von Kleinunternehmern und
• die als Fahrausweise, die für die Beförderung von Personen ausgegeben werden,

können abweichend von der Verpflichtung in § 14 UStG immer als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden. 

Die Verwendung einer sonstigen Rechnung in einem anderen elektronischen Format bedarf der Zustimmung des Empfängers (§ 14 Absatz 1 Satz 5 UStG), die allerdings keiner besonderen Form bedarf und auch konkludent erfolgen kann. Die Ausstellung und Übermittlung einer E-Rechnung ist auch in diesen Fällen immer ohne Zustimmung des Empfängers möglich. E-Rechnungen können sowohl in einem rein strukturierten als auch in einem hybriden Format erstellt werden. Ein zulässiges elektronisches Rechnungsformat muss insbesondere gewährleisten, dass die Rechnungsangaben nach §§ 14, 14a UStG elektronisch übermittelt und ausgelesen werden können. 

• Die Verwendung von strukturierten Rechnungsformaten, die der Normenreihe EN 16931 entsprechen, ist immer zulässig.
• Daneben können unter bestimmten Voraussetzungen auch von der Normenreihe EN 16931 abweichende strukturierte elektronische Rechnungsformate verwendet werden, z. B. EDI-Verfahren nach Artikel 2 der Empfehlung 94/820/EG der Kommission vom 19. Oktober 1994 über die rechtlichen Aspekte des elektronischen Datenaustausches, ABl. L 338 vom 28. Dezember 1994, S. 98.

Urlaubsgeld und Erholungsbeihilfen sind unterschiedliche Zahlungen, die auch unterschiedlich erfasst werden. Bei der Zahlung von Urlaubsgeld fällt unabhängig von der Höhe Lohnsteuer und Sozialversicherung an. Im Gegensatz dazu kann die Erholungsbeihilfe in begrenzter Höhe mit 25% pauschal versteuert werden und bleibt damit beitragsfrei in der Sozialversicherung.

Erholungsbeihilfen sind freiwillige Zuschüsse des Arbeitgebers zu den Erholungskosten seines Arbeitnehmers. Sachleistungen sind ebenfalls möglich. Wie der betreffende Beschäftigte seinen Urlaub verbringt, spielt keine Rolle. Jeder Mitarbeiter kann eine Erholungsbeihilfe erhalten, die pro Jahr maximal

• 156 € für den Arbeitnehmer,
• 104 € für den Ehe-/Lebenspartner und
• 52 € für jedes Kind betragen darf.

Jeder Arbeitnehmer kann die Erholungsbeihilfe vom Arbeitgeber erhalten, unabhängig davon, ob er Festangestellter, Teilzeitmitarbeiter, Werkstudent oder Minijobber ist. 

Lohnsteuerpauschalierung: Erholungsbeihilfen, die steuerpflichtig sind, können pauschal mit 25% versteuert werden, wenn die Beihilfen die Freigrenzen im Kalenderjahr nicht übersteigen. Übersteigt die Erholungsbeihilfe die Grenzbeträge, ist eine Pauschalbesteuerung nicht möglich. In diesem Fall wird die Lohnsteuer ebenso wie beim normalen Arbeitslohn einbehalten, sodass die Erholungsbeihilfe dann auch in voller Höhe beitragspflichtig in der Sozialversicherung ist. 

Nachweispflichten: Die Pauschalierung ist auch möglich, wenn der Arbeitnehmer keine Urlaubsreise durchführt, sondern seinen Urlaub zu Hause verbringt. Die zweckentsprechende Verwendung der Erholungsbeihilfe gilt als erfüllt, wenn ein zeitlicher Zusammenhang zwischen der Gewährung der Erholungsbeihilfe und dem Urlaub des Arbeitnehmers besteht.

Der Arbeitgeber muss sicherstellen, dass die Beihilfen zu Erholungszwecken verwendet werden. Die Erholungsbeihilfen müssen für die Erholung dieser Personen bestimmt sein und verwendet werden. Davon kann in der Regel ausgegangen werden, wenn die Erholungsbeihilfe im zeitlichen Zusammenhang mit einem Urlaub des Arbeitnehmers gewährt wird.

Ein zeitlicher Zusammenhang zwischen der Zahlung der Beihilfe und der Erholungsmaßnahme des Arbeitnehmers kann im Allgemeinen dann angenommen werden, wenn die Erholungsmaßnahme (z. B. der Erholungsurlaub) innerhalb von drei Monaten vor oder nach der Auszahlung der Beihilfe beendet bzw. begonnen oder aber innerhalb dieses Zeitraumes eine Anzahlung auf eine bereits fest vereinbarte Erholungsmaßnahme (z. B. Buchung einer Erholungsreise) nachgewiesen wird. In den Fällen, in denen dieser zeitliche Zusammenhang gewahrt ist, kann von einer schriftlichen Bestätigung des Arbeitnehmers über die zweckgebundene Verwendung der Beihilfe abgesehen werden. Liegt kein zeitlicher Zusammenhang vor, ist zumindest eine schriftlichen Erklärung des Arbeitnehmers über die zweckentsprechende Verwendung der Beihilfe erforderlich.

Das Finanzgericht Münster hat entschieden, dass die vom Steuerpflichtigen vorgeschlagene kürzere Restnutzungsdauer eines vermieteten Gebäudes ausreichend nachgewiesen wurde und für die Berechnung der Abschreibungen (AfA) herangezogen werden darf. Der wesentliche Streitpunkt war, ob das vom Steuerpflichtigen vorgelegte Gutachten, das eine Restnutzungsdauer von 23 Jahren festlegte, die Anforderungen des § 7 Abs. 4 Satz 2 EStG erfüllte.

Praxis-Beispiel: 
Der Kläger hat das Gutachten eines Sachverständigen vorgelegt, das für das erworbene Objekt eine Restnutzungsdauer von 23 Jahren festlegte. Das Finanzamt hat das Gutachten nicht anerkannt und die Auffassung vertreten, dass die Anforderungen des § 7 Abs. 4 Satz 2 EStG nicht erfüllt sind. Das Finanzamt hat außerdem bestritten, dass der Gutachter ausreichend qualifiziert sei.

Das Finanzgericht hingegen stellte fest, dass das Gutachten methodisch korrekt war und – ungeachtet der Einwände des Finanzamts – den gesetzlichen Anforderungen entsprach. Die Anforderungen des § 7 Abs. 4 Satz 2 EStG sind damit erfüllt. Insbesondere wurde die Verwendung des Modells der ImmoWertV (Immobilienwertermittlungsverordnung) als anerkannte Methode zur wirtschaftlichen Bestimmung der Restnutzungsdauer anerkannt. Das Gericht betonte, dass weder das Gesetz noch die Rechtsprechung vorschreibt, dass solche Schätzungen nur auf bestimmte technische oder rechtliche Methoden beschränkt sein müssen, solange die individuellen Gegebenheiten des Objekts berücksichtigt werden. Eine spezifische Akkreditierung des Sachverständigen nach internationalen Normen ist ebenfalls nicht erforderlich, solange dessen Qualifikationen als angemessen beurteilt werden. Die Berücksichtigung von Modernisierungsmaßnahmen sowie die nachträgliche Ortsbesichtigung des Objekts durch den Sachverständigen trugen zusätzlich zur Akzeptanz der Gutachtensergebnisse bei.

Das Finanzamt konnte somit nicht erfolgreich argumentieren, dass die standardmäßige Nutzungsdauer von 50 Jahren anzuwenden sei. Das Gericht akzeptierte die Methode und die Begründung für die kürzere Restnutzungsdauer, was zu einer höheren jährlichen Abschreibung und einer Reduzierung der Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung zugunsten des Steuerpflichtigen führte. 

Fazit: Dieses Urteil steht im Einklang mit früheren Entscheidungen des BFH und gibt Steuerpflichtigen Klarheit über die Anforderungen an den Nachweis individueller Restnutzungsdauern.

Die Korrektur eines Dokuments, das dem Schriftformerfordernis, das für den Vorsteuerabzug maßgeblich ist, nicht entspricht, kann nicht mit Wirkung für die Vergangenheit berichtigt werden. Grund: In diesem Fall liegt keine Rechnungsberichtigung vor, sondern eine erstmalige Rechnungserteilung.

Rückwirkende Sicherung des Vorsteuerabzugs: Eine fehlerhafte Rechnung kann zwar jederzeit berichtigt werden. Es müssen nur die fehlenden oder unzutreffenden Angaben durch ein Dokument, das spezifisch und eindeutig auf die Rechnung bezogen ist, übermittelt werden. Die Berichtigung einer Rechnung wirkt jedoch nicht zurück, wenn wesentliche Bestandteile der Rechnung fehlen oder fehlerhaft sind. Der Vorsteuerabzug ist dann erst für den Zeitraum möglich, in welchem dem Leistungsempfänger die berichtigte Rechnung übermittelt wird bzw. dem Berichtigungsantrag nach Beseitigung der Gefährdung des Steueraufkommens entsprochen wird.

Wichtig! Es kommt also darauf an, ob überhaupt eine Rechnung vorliegt bzw. welche Angaben in der Rechnung fehlen oder fehlerhaft sind (EuGH-Urteil vom 15.6.2016, C-518/14 und BFH-Urteil vom 20.10.2016, V R 26/15). Nur bei nicht „wesentlichen“ Daten ist eine rückwirkende Berichtigung möglich In diesen Fällen bleibt mit einer Rechnungsberichtigung der Anspruch auf den Vorsteuerabzug im Jahr der erstmaligen Rechnungserteilung bestehen. Voraussetzung ist, dass eine sogenannte rückwirkend berichtigungsfähige Rechnung vorliegt. Das heißt, es muss eine Rechnung vorliegen, die außerdem rückwirkend berichtigungsfähig ist. Dazu muss sie Angaben zum Rechnungsaussteller, Leistungsempfänger, zur Leistungsbeschreibung sowie zum Entgelt enthalten und die Umsatzsteuer gesondert ausweisen. 

Der BFH hat die Revision zurückgewiesen, weil es hier nicht darauf ankommt, dass "die grundsätzliche Rückwirkung einer Rechnungsberichtigung" allgemein bestätigt wird. Im Streitfall mangelt es daran, dass das ursprüngliche Abrechnungsdokument nicht in Schriftform vorliegt. Konsequenz ist somit, dass es nicht um die Rückwirkung einer erstmaligen Rechnung geht. Damit fehlt es an der Grundlage für "eine offensichtliche Divergenz sowohl zur Rechtsprechung des EuGH als auch zu derjenigen des BFH" in Bezug auf die Frage der Rückwirkung einer Rechnungsberichtigung.

Die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beträgt zurzeit

• für die ersten 20 Entfernungskilometer je vollen Entfernungskilometer 0,30 € und
• für jeden darüberhinausgehenden Entfernungskilometer 0,38 €. 

Die Anhebung der Entfernungspauschale ab dem 21. Kilometer ist befristet und endet mit Ablauf des Jahres 2026. Beim Einsatz eines Privatfahrzeugs wird die kürzeste Strecke mit dem Kilometersatz von 0,30 € bzw. 0,38 € und der Anzahl der Fahrten multipliziert. Eine Deckelung der Aufwendungen auf den Jahreshöchstbetrag von 4.500 € erfolgt nicht. 

Der Arbeitgeber kann, zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, Sachbezüge in Form einer unentgeltlichen oder verbilligten Beförderung des Arbeitnehmers zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte erstatten. Diese kann er pauschal mit 15% besteuern. Auch zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährte Barzuschüsse können durch den Arbeitgeber pauschal versteuert werden. Aus Vereinfachungsgründen können hierbei grundsätzlich 15 Arbeitstage monatlich zugrunde gelegt werden. Wird der Arbeitnehmer allerdings weniger als 5 Arbeitstage in der Woche an der ersten Tätigkeitsstätte tätig, sind diese verhältnismäßig zu mindern.

Auf die erste Tätigkeitsstätte kommt es an: Die Entfernungspauschale beträgt für jeden vollen Entfernungskilometer zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte 0,30 € für die ersten 20 Entfernungskilometer und 0,38 € für jeden weiteren Entfernungskilometer. Bei Arbeitnehmern ist die Entfernungspauschale nur für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte anzusetzen. Da Arbeitnehmer pro Beschäftigungsverhältnis nur eine erste Tätigkeitsstätte haben, kommt es zunächst darauf an festzustellen, ob es sich bei den Fahrten, die der Arbeitnehmer unternimmt, überhaupt um Fahrten handelt, für die die Entfernungspauschale gilt. 

Hinweis: Der Koalitionsvertrag von CDU/SPD sieht vor, die Entfernungspauschale ab dem 1. Entfernungskilometer generell auf 0,38 € anzuheben. Es ist allerdings noch offen, ob bzw. wann dies erfolgen soll.

Auch Minijobber haben Anspruch auf bezahlten Erholungsurlaub. Der gesetzliche Mindesturlaub richtet sich nach dem Bundesurlaubsgesetz und beträgt bei einer

• 6-Tage-Woche: 24 Urlaubstage im Jahr
• 5-Tage-Woche: 20 Urlaubstage im Jahr

Besteht ein Tarifvertrag, der mehr Urlaub vorsieht, dann gilt der tarifliche Anspruch.

Wichtig! Entscheidend ist nicht die Zahl der Stunden, sondern die Anzahl der Arbeitstage pro Woche. Grundsätzlich sollten Minijobber ihren Urlaub selbst planen können. In Ausnahmefällen (etwa bei Betriebsferien) kann der Arbeitgeber festlegen, wann der Urlaub genommen werden muss. Dabei muss jedoch ein Teil des Jahresurlaubs frei planbar bleiben.

Der Urlaub sollte im laufenden Kalenderjahr genommen werden. Eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur möglich, wenn beispielsweise dringende betriebliche oder persönliche Gründe vorliegen. Nicht in Anspruch genommener Urlaub verfällt sonst zum 31. März des Folgejahres.

Ein Urlaubsanspruch besteht auch dann, wenn der Minijob ausschließlich am Wochenende ausgeübt wird. Entscheidend ist, an wie vielen Tagen pro Woche gearbeitet wird, nicht an welchen.

Berechnung:
Viele Minijobber arbeiten nur an bestimmten Tagen pro Woche. Deshalb wird der Mindesturlaub je nach Anzahl der Arbeitstage pro Woche wie folgt berechnet: Anzahl der individuellen Arbeitstage pro Woche × 24 Tage Mindesturlaub : 6 Arbeitstage pro Woche

Arbeiten Minijobber unterschiedlich oft in der Woche, wird der Urlaubsanspruch anhand der tatsächlichen Arbeitstage pro Jahr berechnet. Der gesetzliche Mindesturlaubsanspruch lässt sich dann wie folgt berechnen: Urlaubsanspruch pro Jahr x Anzahl der individuellen Arbeitstage pro Jahr : 260 bzw. 312. Wird im Unternehmen allgemein an 5 Tagen in der Woche gearbeitet, wird von insgesamt 260 Arbeitstagen im Jahr ausgegangen. Bei einer Sechs-Tage-Woche werden 312 Arbeitstage im Jahr angesetzt. Verbleibt bei der Berechnung ein Bruchteil, der mindestens einen halben Urlaubstag ergibt, wird er auf einen vollen Urlaubstag aufgerundet. Beginnt oder endet der Minijob während eines laufenden Jahres, beträgt der Urlaubsanspruch anteilig 1/12 des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat der Beschäftigung.

Kann Urlaub im Minijob nicht in Anspruch genommen werden, stellt sich die Frage, ob alternativ ein finanzieller Ausgleich erfolgen kann. Da eine Abgeltung des Urlaubs während eines bestehenden Arbeitsverhältnisses im Bundesurlaubsgesetz nicht vorgesehen ist, ist das nicht so einfach möglich, weil der Urlaub im laufenden Kalenderjahr in Anspruch genommen werden sollte, da er zur Erholung dient. Diesen Zweck erfüllt eine Urlaubsabgeltung nicht. Anders ist es, wenn das Arbeitsverhältnis unerwartet endet und Urlaubstage nicht mehr in Anspruch genommen werden können. Dann müssen Arbeitgeber diesen entsprechend abgelten. Das bedeutet, dass die nicht genommenen Urlaubstage am Ende der Beschäftigung ausgezahlt werden müssen.

Krankheit im Urlaub: Erkranken Minijobber während ihres Urlaubs, muss der Arbeitgeber unverzüglich über die ärztlich bescheinigte Arbeitsunfähigkeit informiert werden. Dann gehen die Urlaubstage nicht verloren. Die Tage der Arbeitsunfähigkeit werden später als Urlaubstage wieder gutgeschrieben.

Urlaubsentgelt und Urlaubsgeld im Minijob
Während des Urlaubs muss der Lohn weitergezahlt werden (= Urlaubsentgelt). Zusätzlich kann es – als freiwillige Zahlung zum Urlaub – Urlaubsgeld geben. Die Höhe des Urlaubsentgelts richtet sich nach dem durchschnittlichen Verdienst der letzten 13 Wochen vor Urlaubsbeginn. Zahlungen für Überstunden, die der Minijobber oder die Minijobberin während der Urlaubszeit verrichtet hätte, werden bei der Berechnung der Höhe des Urlaubsentgelts nicht berücksichtigt. Auf Urlaubsgeld gibt es keinen gesetzlichen Anspruch, sondern es ist eine freiwillige Leistung des Arbeitgebers bzw. Teil einer tariflichen Regelung. 

Verdienstgrenze: Wird die durchschnittliche monatliche Verdienstgrenze von 556 € mit der Zahlung des Urlaubsgelds überschritten, wird der Minijob sozialversicherungspflichtig. Deshalb ist es wichtig, dass Arbeitgeber ein vereinbartes oder geplantes Urlaubsgeld bereits in die vorausschauende Ermittlung der Verdienstgrenze mit einbeziehen.

Die 1%-Regelung ist bei der privaten Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs, das keine CO2-Emissionen hat (= reine Elektrofahrzeuge, inkl. Brennstoffzellenfahrzeuge) nur mit einem Viertel der Bemessungsgrundlage (= Bruttolistenpreis) anzusetzen. Dies gilt jedoch nur bei Anschaffungen

• bis zum 31.12.2023, wenn der Bruttolistenpreis des Kraftfahrzeugs nicht mehr als 60.000 € beträgt,
• ab dem 1.1.2024, wenn der Bruttolistenpreis des Kraftfahrzeugs nicht mehr als 70.000 € beträgt und
• geplant für Anschaffungen ab dem 1.7.2025, wenn der Bruttolistenpreis des Kraftfahrzeugs nicht mehr als 100.000 € beträgt.

In den vorgenannten Fällen sind bei der Fahrtenbuchregelung die anteiligen Kosten anzusetzen, wobei die Abschreibung, die Miete oder die Leasingraten nur mit einem Viertel anzusetzen sind. Dies gilt entsprechend auch bei der Überlassung eines betrieblichen Kfz an Arbeitnehmer.

Zusätzlich soll für Neuzulassungen von Elektrofahrzeugen ohne CO2-Emissionen ab dem 1.7.2025 bis Ende 2028 anstelle der normalen Abschreibung eine Sonderabschreibung eingeführt werden, die wie folgt gestaffelt sein soll: 

• im Jahr der Anschaffung (also im ersten Jahr) 75%
• im zweiten Jahr 10%
• im dritten Jahr 5%
• im vierten Jahr 5%
• im fünften Jahr 3% und
• im sechsten Jahr 2%.

US-Präsident Donald Trump hat in den vergangenen Wochen Zollerhöhungen angekündigt, umgesetzt und teilweise wieder zurückgenommen.

Wird ein Werkvertrag vorzeitig gekündigt, ist zwischen den Parteien oftmals strittig, wie die daraus resultierenden Zahlungen umsatzsteuerlich zu behandeln sind und ob ein Teil der Vergütung einen nicht steuerbaren Schadensersatz darstellt.